重大活动、重要工作档案是学校发展轨迹的重要原始记录，是学校档案资源的重要组成部分。为确保学校重大活动、重要工作档案的完整、安全以及有效利用，根据《湖北省重大活动档案管理试行办法》、《湖北美术学院档案管理办法》等规定，结合学校实际，特制定湖北美术学院重大活动、重要工作档案收集管理规定。
一、定义
本规定所称重大活动、重要工作档案，是指学校在从事重大教学、科研以及管理活动过程中直接形成的具有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的信息载体。
二、收集范围
1.重要领导和国内外知名人士在学校的公务活动；
2.重要创建、考核、评估、申办等活动；
3.与省、市政府、社会团体等的重要合作活动；
4.各类重大党政、学术会议以及重大庆典、纪念活动;
5.举办或承办的重大国内外竞赛、会展活动；
6.学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式等；
7.重大国家级、省市级教学、科研课题和获奖项目；
8.重大突发事件处置活动；
9.其他具有较大社会影响的活动。
三、收集要求
1.责任人：
学校重大活动、重要工作中形成的档案材料由主办部门负责收集、整理、移交归档。主办部门应将档案材料的收集、整理、移交工作纳入重大活动、重要工作实施方案中统一制订，明确档案收集的责任部门和人员。档案馆负责指导、敦促收集立卷、接受整理、编目保管并提供利用。
2.信息传送：
在重大活动、重要工作的筹备阶段，档案馆应主动了解相关信息，并积极指导收集立卷，有关职能部门也应及时向档案馆通告信息，保证学校重大活动、重要工作建档完整归档及时。
3.时间：
重大活动、重要工作档案须在活动结束后一月内由主办部门及时向档案馆移交。承办部门为两个及以上的，由主要承办部门负责立卷归档，其他承办部门应积极配合，及时收集整理本部门在工作中形成的档案材料，并在活动结束后20日内向主要承办部门汇交。
四、利用
档案馆对于学校重大活动、重要工作档案应积极编研以提供利用。对于所有权属于个人的重大活动档案，学校鼓励档案所有者向档案馆捐赠或者寄存，并由档案馆向捐赠者颁发收藏证。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中有保密性的部分提出限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。
五、重大活动、重要工作档案的内容以及利用，将作为档案工作考核的内容。
本规定自发布之日起试行，由学校档案馆负责解释。
