第一章 总 则
第一条 为了适应学校党政工作需要，推进学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）的有关规定，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本办法适用于学校及校内各党总支（直属党支部）、各单位、机关各部门公文处理工作。
第三条 公文是相应党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。学校公文处理工作包括对学校公文和校外来文的处理工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委和行政名义制发的各类公文，并负责对全校各单位和机关各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。全校各单位和机关各部门必须高度重视公文处理工作，应有一名负责人分管公文处理工作，并配备专（兼）职人员负责本单位和部门的公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
第二章 公文种类
第七条 学校常用公文的种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布规章制度，任免和聘用干部，转发
上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求相关部门和单位办理、周知或者共同执行的事项。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）规定。适用于对特定范围内的工作和职务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 行文规则
第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第九条 学校各单位和机关各部门的行文关系，根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
（一）学校办公室根据授权可以向各党总支（直属党支部）、各单位和机关各部门行文。
（二）中共湖北美术学院纪律检查委员会、中共湖北美术学院保密委员会按照工作职责可以向各党总支（直属支部）、各单位和机关各部门行文。湖北美术学院工会委员会和共青团湖北美术学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
（三）各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项；就日常具体工作安排等向各党总支（直属党支部）、各单位和机关各部门发布通知；须向学校各单位和机关各部门正式行文的，应当报经主管校领导批准。
第十条 发文部门标识（公文版头）及适用范围：
（一）“中共湖北美术学院委员会文件”、“湖北美术学院文件”适用于学校党委和行政传达贯彻上级的方针政策，发布学校规章制度，任免干部，部署重要工作，转发上级机关文件，向上级机关报告、请示工作，以及其它重要公文。
（二）“中共湖北美术学院委员会”、“湖北美术学院”适用于学校党委和行政通知重要事项，以及其它一般公文。
（三）中共湖北美术学院纪律委员会、湖北美术学院工会委员会和共青团湖北美术学院委员会的公文版头除不用于校内请示、报告外，适用于其它各类文种。
（四）校内各单位、机关各部门不得以自己的名义印制公文版头，需要行文时可用“中共湖北美术学院委员会”或“湖北美术学院”的公文版头。
第十一条“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位或部门，不得多头主送；如需同时送多个单位或部门，应当用抄送形式。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十二条 对不符合行文规则的请示、报告，收文部门应退回呈报单位或部门。
第四章 公文拟制
第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十四条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）各单位和机关各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（六）坚持必要性原则，可发可不发的公文一律不发；职能部门职责范围内，可以本部门名义制发的，不送学校发文。
（七）所拟公文，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应将来文附后，以便审核。
（八）公文内容涉及几个单位或部门的，以主办部门为主撰文，相关部门参与。公文起草后，起草人应认真填写学校统一印制的《湖北美术学院发文审批表》，注明拟稿单位、经办人、负责人、公文标题、印制份数、主报（送）单位和抄报（送）单位等信息。起草部门负责人须对起草的公文进行审查把关，并在“发文审批表”负责人栏签字；联合行文的公文所涉及部门必须会签。
第十五条 凡以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室负责审核文稿后送呈有关校领导签发。公文文稿审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，以何种名义行文。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其它单位或部门的事项是否经过协商、会签，附件材料是否齐全。
（四）文种是否正确，格式是否规范。
第十六条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位或部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位或部门修改后重新报送。
第十七条 学校党政公文签发权限的规定为：
（一）以中共湖北美术学院委员会文件上报或下发的公文，由党委书记或党委副书记签发，其中重大事项由党委书记签发。
（二）以湖北美术学院文件上报或下发的公文，由主管校领导签发，其中重大事项由校长签发。
（三）以中共湖北美术学院委员会和湖北美术学院双重名义上报或下发的公文，经主管校领导审核，由党委书记、校长审定签发。
（四）各单位和机关各部门以本部门名义下发的文件，经本部门负责人签署意见后，由主管校领导审批签发。教学单位如有在单位内部发布的文件，由本单位党政负责人签发。
（五）纪委、工会、共青团可以向本组织的上级机关行文，其它单位和部门不得对外行文。
第十八条 会议通过的决定、决议等以会议通过的日期为公文的成文日期；经校领导签发的公文，以签发日期为成文日期；联合行文的公文，以最后签发日期为成文日期；特殊情况署印发日期。
第五章 公文办理
第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十条 收文办理包括签收、登记、审核、批办、承办、督办等程序。
（一）外来公文办理应遵循以下规则：
1.外来公文（包括参加会议所收公文）由收文单位统一登记办理；校内各单位或职能部门收到涉及学校重要工作或重大事项的上级公文，应将公文送交学校办公室统一登记办理。学校办公室根据来文内容和阅读范围分文，提出拟办意见后，及时分送有关校领导阅批或有关部门办理。
2.外来公文中重要的党政文件先呈送党委书记或校长阅批，然后送其他校领导阅文；仅涉及单项工作的上级文件一般只呈送主管校领导阅批，重大单项工作需报送党委书记或校长批示；若单项工作属校领导应周知的，则呈送所有校领导阅示。
3.上级来文中如有要求落实办理事项的，校领导签批时应明确办理单位或部门，需要多个单位、部门共同办理的，应明确牵头单位或部门。
（二）各单位、机关各部门书面请示、报告工作，应遵循以下规则：
1.请示、报告一般直接报送至学校办公室，属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题，应直接报送至职能部门处理，不得多头报送。超越职能部门权限的请示、报告应交至学校办公室统一按规定程序处理。
2.学校办公室收到请示、报告后，按校领导分工呈批，或签转至有关单位或部门提出意见后再签转相关校领导批示；重大事项应报送党委书记或校长、或党委书记和校长审批，或按相关程序提交党委会、院长办公会讨论决定。
3.若公文内容涉及多个单位、部门的职权，应由相应职能部门和主管校领导签署意见后，呈送党委书记或校长、或党委书记及校长审批。有关单位、部门对需要提出意见的请示、报告，应提出具体、明确的意见；对职权范围内的事情，要认真研究、尽职尽责解决，不得推诿、拖延。
4.校领导一般不签批未经学校办公室签署意见的公文。
5.校领导对校内请示性公文的批复应表明具体意见，对于校内报告性公文可不签署具体意见。
（三）校领导做出批示后，学校办公室应及时向有关单位、部门传达，并认真督办落实。
（四）凡经由学校办公室经办的公文，必须严格履行登记程序。重要请示、报告应复印备份，以备查考、督办。
第二十一条 发文办理主要包括复核、登记、印制、核发等程序。以学校党委、行政名义制发的公文，由学校办公室统一登记、编号、印制，由发文部门发送；各单位和机关各部门制发的公文由本部门登记、编号、印制、发送。公文校对由拟稿部门负责。校对时一般不得对领导签发稿再作修改，确需修改的应征得签发人同意。
第二十二条 公文及有关材料应当及时立卷、归档。上级来文由收文部门立卷、归档；以学校党委、行政名义制发的公文，由发文部门立卷、归档，归档材料包括校领导签发稿、公文草拟稿、定本及电子文档等；各单位和机关各部门制发的公文由本部门立卷、归档。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。公文材料应按照学校档案管理有关规定，及时送交档案馆。
第六章 公文管理
第二十三条 各单位、机关各部门应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经相关校领导或保密委员会办公室批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或上级机关批准。复制件应当加盖复制机关戳记。复制、汇编的公文视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第二十五条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经各单位、机关各部门负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第二十七条 单位或部门合并时，全部公文应当随之合并管理；单位或部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，必须将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附则
第二十八条 本规定由学校办公室负责解释。
第二十九条 本规定自2014年7月1日起施行，学校相关规定同时废止。
