为了进一步加强会议管理、提高会议效率，特制定本办法。
一、会议安排及通知
（一）根据湖北美术学院党委、行政办公会议议事规则，校党委会和行政办公会一般于每周一下午交替召开。学校办公室为会议责任单位。如会议需要相关单位列席，由学校办公室通知。
（二）各单位组织召开二级单位负责人会议、全校性会议和专题工作会议，应提前5天填写《湖北美术学院活动/会议申报表》送学校办公室，经校领导审定后召开。会议申报单位为会议责任单位，负责通知参会人员。学校办公室协调校领导出席。
（三）校领导临时召集的会议，视会议内容确定相关单位为责任单位，负责通知参会人员。学校办公室协调校领导出席。
二、会议的组织
（一）议题的准备
党委会和行政办公会的议题一般由校领导提出，也可由职能部门提出，职能部门应就议题相关内容进行充分调研论证，形成通报提纲或问题解决建议方案，提前5-7天填写《湖北美术学院党委会/行政办公会议题申报单》，经分管校领导审核，送学校办公室呈校主要领导审核后安排上会。
学校其他会议的议题由校领导提出或由会议申报单位与分管校领导商定。
（二）会前准备
会议责任单位负责准备会议材料，经相关校领导审阅通过后，按要求发放至所有参会人员并做好相关会议准备。
（三）会议记录和会议纪要
会议责任单位应安排专人认真做好会议记录及会议纪要。
（四）会议议定事项的落实
会议责任单位应积极做好会议议定事项的落实工作，并及时将落实情况报相关校领导。
（五）会议资料的归档
会议责任单位应按规定做好有关会务工作的文字及影像资料的归档工作。
（六）会议责任单位应协助宣传部门，做好会议的宣传报道工作。
三、本办法自发布之日起实施，由学校办公室负责解释。
